MANDAR E-MAIL NÃO É TRABALHAR

Para ouvir este texto, clique aqui: episódio 6 do podcast O EXECUTIVO

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Nesta semana tive alguns problemas com e-mails que não chegaram e isto me fez lembrar uma situação que colocou em risco a carreira de um gerente.

Em 2007, ao chegar a uma mineradora no interior do Brasil para a sétima reunião de coaching com alguns gerentes, a recepcionista, ao identificar-me, pediu:

– Silvio, por favor, o gerente geral gostaria de falar com você antes de começar o coaching do Guilherme (nome fictício).

Fiquei bastante preocupado, pois, havíamos conversado sobre ele há duas semanas e o feedback era de que estava evoluindo bem.

Ao chegar à sala do gerente geral, era visível sua irritação.

Ele me explicou o que ocorrera do seguinte modo:

– Pedi ao Guilherme para autorizar a manutenção de um de nossos fornos ao fim da tarde de ontem. Ele me disse que havia autorizado. Entretanto, acabei de chegar e a manutenção não ocorreu porque ele não autorizou. Silvio, não posso ter um gerente que minta para mim desse jeito.

Disse a ele que idealmente deveria dar este feedback ao Guilherme para que ele trouxesse na reunião de coaching, mas, o diretor me pediu para abrir uma exceção e ajudá-lo nisso, pois estava muito nervoso e temia exceder-se ou cometer uma injustiça.

Ao chegar à reunião com Guilherme fui direto ao ponto.

Disse-lhe que estava abrindo uma exceção, mas que gostaria de ajudar a ele e ao diretor a se entenderem. Perguntei sobre a manutenção do forno e a resposta dele foi surpreendente:

– Mas, eu autorizei a manutenção, às 17h30m.

Fiquei sem entender o que acontecera.

Depois de ouvir os esclarecimentos sobre o cronograma da manutenção que, segundo ele, se passara à noite, fiz a seguinte pergunta:

– Mas, você já foi ao local, ver o trabalho?

Ele me disse que acabara de chegar, mas que tinha certeza de que a manutenção acontecera.

Perguntei a ele o porquê dessa certeza e ele me disse que passara um e-mail às 17h30m para o coordenador de manutenção, dando o sinal verde para que ele a começasse. Reforçou também que, qualquer problema, poderia ser contactado e, na sequência, foi para sua aula de MBA noturno.

Como o coordenador não entrou em contato ele assumiu que a manutenção fora feita.

Quando lhe disse que o gerente geral não viu nada do trabalho, Guilherme ligou para o coordenador e descobriu, para seu constrangimento, que seu e-mail não chegara a ele.

Foi quando ele percebeu que mandar o e-mail não era o trabalho a ser feito.

Isto é muito comum.

NEM SEMPRE O E-MAIL CHEGA

Como disse no começo do texto, só nesta semana, um e-mail meu não chegou a um diretor e outro, de um prospect, não foi recebido por mim.

O fato é que e-mails nem sempre chegam como deveriam – empresas de e-mail marketing que o digam.

Mas, a perspectiva que gostaria de abordar aqui diz respeito ao que é esperado dos profissionais em geral, e dos líderes em particular, quando o assunto é o resultado desejado.

QUAL O TRABALHO A SER FEITO?

Eu até entendo que propostas e contratos devem ser enviados para que um trabalho seja realizado.

Mas, enviá-los é, no máximo, uma etapa do processo.

Frequentemente vejo que algumas pessoas acham que estão trabalhando muito pela quantidade de mensagens que despacham. No fundo, não se preocupam se estão enchendo os demais com comunicações longas, desnecessárias, confusas e improdutivas. Querem apenas enviá-las para tirar o problema da frente. O que não significa, necessariamente, resolvê-lo.

Aliás, o excesso de mensagens, a necessidade de leitura de longos textos e de organização de informações desconexas atrasam a solução de problemas.

Existem ainda os profissionais que usam o e-mail com grande preocupação de ser uma forma de se protegerem de um processo legal.

Mas, na origem, o e-mail é apenas para troca de mensagens, preferencialmente relevantes. Ele não foi criado para simular trabalho, e sua função jurídica não é a principal.

MAIS INTELIGÊNCIA E MENOS TECNOLOGIA

O propósito do e-mail em uma empresa é mover ações para frente. Pois, são essas ações que resolverão um problema.

Toda vez que você envia uma mensagem ordenada, sintética e clara, as ações serão mais rápidas de acontecerem. Inversamente, mensagens desorganizadas, longas e confusas, atrasam as ações.

Entretanto, por vezes, as pessoas se mexem melhor por meio de um contato pessoal ou um telefonema – afinal, não é sempre que você consegue dar a ênfase necessária a um assunto via e-mail, zoom, uma rede social qualquer, ou uma mensagem assíncrona via WhatsApp.

Na verdade, já foi o tempo em que o uso da tecnologia sempre significava maior velocidade. Até porque é preciso discernimento para usá-la adequadamente e é esta inteligência que acelera as ações.

Portanto, saber selecionar o melhor meio de se comunicar é um fator de produtividade. Mas também de respeito ao tempo das demais pessoas e ao ordenamento das ações.

Para os líderes, minha recomendação é a seguinte: resolver problemas é para quem está em nível técnico operacional. Um gerente tem de ser capaz de costurar as soluções com os demais departamentos.

Quanto mais elevado for o seu cargo, sua preocupação em resolver problemas a qualquer custo pode colocar outros dirigentes em uma luz ruim. No longo prazo, ninguém vai querer trabalhar com você ou contribuir com o seu sucesso, muito pelo contrário. É comum dirigentes que resolvem problemas quebrando relacionamentos e importunando a todos serem paulatinamente evitados.

E-mails para todos os gestores com cópia para níveis hierárquicos superiores para cobrar alguém em específico pode ser algo desastroso para os relacionamentos e o clima organizacional.

É claro que é mais difícil e, por vezes, exasperante encontrar uma resposta que seja boa para todo mundo. Não se trata de achar a solução perfeita, mas chegar àquela mais pertinente após ouvir todos os envolvidos e levá-los em consideração.

Portanto, preocupe-se em saber como funcionam os demais departamentos, quais as suas dores e contribua com eles. Afinal, uma empresa não precisa de competição interna, mas de cooperação.

Pense nisso ao usar, não apenas o e-mail, mas qualquer tecnologia, para resolver ou costurar a solução de um problema.

Vamos em frente!