FALE MENOS PARA EVITAR O CANSAÇO

Novidade: caso prefira ouvir meu artigo, visite meu podcast: O EXECUTIVO

Vamos ao texto:

Neste mês de férias escolares observei o quanto os executivos estão exaustos.

E olha que me refiro inclusive aos presidentes.

Alguns clientes me revelaram que saíram de férias, nem tanto para descansar, mas para não explodir.

Você também percebe o cansaço ao seu redor?

Ao observar os que estão à minha volta vejo um ex-diretor que há menos de um ano montou sua própria empresa – que já começou grande, e não está com tempo para absolutamente nada além do negócio.

Outro acabou de ser promovido à CEO Americas e fará uma viagem para 3 continentes – à matriz da empresa, que é na Ásia, ao centro de controle financeiro europeu e finalizará numa passagem pelo México, onde conhecerá um de seus principais escritórios no continente que acabou de assumir.

A previsão é que só estará de volta no fim de setembro.

Ainda pela manhã desta sexta, conversava com um empresário do setor de publicidade e propaganda e que me dizia o quanto sua área era glamourizada, mas que a dura realidade era de muito trabalho que, frequentemente, invadia as noites e finais de semana.

Se é assim para o dono da empresa, imagine para os funcionários.

Embora não veja que as situações possam ser minimizadas com soluções padronizadas, algumas idéias produtivas precisam ser relembradas.

A COMUNICAÇÃO EXECUTIVA

Muito se fala sobre a gestão da agenda para a melhora de produtividade e da qualidade de vida, mas nem sempre as pessoas se dão conta de que sua linguagem pode estar prolixa e imprecisa demais.

O excesso de palavras cansa aos ouvintes e a subjetividade exige um esforço maior para a ser compreendida.

Sendo assim, não há agenda que compense o tempo gasto com o isso.

É por este motivo que, planejar a comunicação a torna mais efetiva.

Por exemplo, estruturar a idéia que deseja transmitir, respondendo às seguintes perguntas:

Qual é o propósito a ser cumprido? Quer seja pela empresa, departamento, pessoa, evento ou tarefa.

Para que o propósito seja cumprido, qual é o objetivo a ser atingido? Isto é, o que deve ser realizado e quando?

Para que o objetivo seja atingido, quais são as alternativas?

E, finalmente, para que a melhor alternativa seja escolhida, qual o critério mais apropriado para o contexto? Menor custo? Menor tempo? Menor risco jurídico? Maior receita?

Estruturar a comunicação é algo que todo gerente pode fazer e demandar de seus liderados nas reuniões.

O resultado é evitamos ter de ouvir longas explicações que, embora possam nos ajudar a ter riqueza de detalhes a respeito de um assunto, também podem estar cheias de subjetividade e ser totalmente improdutivas.

Ao criar estruturas específicas para cada reunião você faz com que as pessoas saibam o quê e como falar a cada evento.

Chamo de comunicação executiva a esse planejamento baseado nessa estrutura. Ela ordena seu pensamento e a forma de transmiti-lo.

Estruturar a fala é uma excelente forma de transmitir de maneira sintética, mas completa, o seu pensamento e simultaneamente reduzir a possibilidade de ser mal compreendido ou do diálogo descambar para uma discussão.

Portanto, uma grande economia de tempo.

O FOCO NO ESSENCIAL

Lembro-me de uma charge, na antiga revista MAD, onde um executivo saía de uma reunião rodeado de repórteres afoitos que lhe perguntavam sobre as características de um luxuoso empreendimento imobiliário.

A reunião era para bater o martelo de como ele seria.

Após pedir calma diversas vezes aos repórteres ele começa a revelar:

– Olha, ele é sensacional: são duas piscinas, quadra de tênis, sauna, academia de ginástica, churrasqueira…

Neste ponto um repórter o interrompe e pergunta:

– Mas… e os apartamentos? Como serão os apartamentos?

O executivo então leva a mão direita à testa, inclina a cabeça para trás e, com os olhos fechados e evidente frustração grita:

– Os apartamentos! Nós esquecemos de discutir os apartamentos!!!

Muitas reuniões nas empresas têm esse problema de focar tantos detalhes do que é acessório que o essencial fica em segundo plano, quando não esquecido completamente.

Não culpo tanto aos executivos pela centralização ou micro gerenciamento pois não é raro eles me revelarem que seus profissionais têm dificuldade em estruturar o problema e propor soluções mais completas.

Em síntese uma solução completa é aquela que resolve a questão no tempo disponível, com a qualidade necessária e dentro dos custos estabelecidos.

Mas, os executivos têm falhado em estreitar o foco de momento a momento no tema que é relevante para fazer as ações se moverem para frente.

MENOS DISCUSSÃO, MAIS DEBATES

Esta falta de foco gera as condições para as pessoas sentirem-se livres para fazerem afirmações subjetivas a respeito de alguém ou alguma coisa.

É aí que a discussão começa.

Afirmações como:

– O departamento de marketing sempre gasta muito! – sempre?

– Finanças só pensa em reduzir custo! – só?

– Você não aceita nada do que eu falo! – nada?

A melhor forma de você não cair nessa armadilha é afirmar que ouviu o que a pessoa falou e relembrar o propósito da conversa.

Por exemplo:

– Entendi, você disse que o marketing gasta muito! Mas, o propósito da reunião é definir o orçamento para o próximo ano. Quais alternativas sugere?

Ou seja, você deixa claro que ouviu o que a pessoa falou, mas não deixa a conversa sair do trilho.

É um tanto desconcertante a um interlocutor perceber que você não entrou na jogada dele, mas que permaneceu no foco da reunião.

É claro que é muito difícil lidar com a frustração de ser chamado de algo por alguém simplesmente porque a pessoa não quer renunciar a seu ponto de vista. Mas, lembre-se que a palavra cão não morde, portanto você pode manter-se firme no propósito do evento e convidar todos a fazer o mesmo.

ONDE ESTÃO OS AVÓS?

Por último, está faltando alguém assumir aquela figura mais experiente e paternal dentro das empresas e que todos nós nutrimos lembranças doces de nossas infâncias.

Aquela que tem consciência de que precisamos produzir muito, mas no tempo requerido para as operações. Portanto, que sabe cobrar celeridade na dose certa.

Que saiba interromper os prolixos, contornar as discussões, ordenar as ações e nos lembrar que basta o foco nos problemas de cada dia para que a ansiedade com o amanhã não tome conta do show.

E que saiba que, é evidente que sempre há mais o que dizer e o que fazer, mas quando o trabalho invadir as horas da família e do repouso não tenha receio de recomendar:

– Vão para casa! Já é tarde e vocês precisam descansar!

Afinal, quem não o fizer, não ganhará a batalha.

A mesma recomendação que faço a você ao fim deste texto.

Vamos em frente!

Silvio Celestino

Sócio-diretor da Alliance Coaching